7 Контакти и клиентска база

Contact Directory съдържа изпращачите, получателите и партньорите на фирмата. Контактите, отбелязани като клиенти или доставчици, образуват клиентската база, от която се попълват изпращачът и получателят на пратките и получателят на товарителниците на Geniki.

7.1 Намиране на контакт

Пишете в Search name, company, city, person, telephone.... Всяка въведена дума трябва да съвпада; ударенията и главните или малките букви не се вземат предвид. Търси се и в адресите за доставка.
All types показва само един вид контакти (например Customer, Supplier, Agent).
All contacts филтрира според използването в пратки: Used in shipments, Customers, Suppliers или Not used in shipments.

Колона	Съдържание
Name / Company	Снимка или инициали, име, длъжност и фирма, както и кой последен е променил контакта.
Type	Видът на контакта и, с икона на камион, ролята в пратките.
Contact Info	Имейл (щракнете, за да напишете съобщение), телефон и мобилен телефон.
Location	Държава, адрес и броят на адресите за доставка.
Actions	View Business Card, Edit Contact, Delete Contact.

7.2 Добавяне или редактиране на контакт

Натиснете Add Contact или бутона за редактиране на съществуващ контакт.
Попълнете Contact Name и Company Name (и двете са задължителни), както и останалите данни: Job Position, Contact Type, Website, Email, Work Phone, Mobile Phone, Country, Full Address, Notes.
Задайте ролята в пратките и адресите за доставка (вижте по-долу).
Натиснете Save Contact.

7.2.1 Сканиране на визитна картичка

При нов контакт разделът AI Smart Scan разчита визитната картичка вместо вас:

Натиснете Scan Card и изберете снимка или PDF на картичката.
Изчакайте, докато JetLogix показва Extracting....
Проверете попълнените данни и при нужда ги коригирайте.

Администратори: Сканирането използва услугата Google Gemini и работи само когато в Settings › AI Integration е зададен API ключ за Gemini (раздел 13.10).

7.2.2 Роля в пратките (клиентска база)

В раздела Shipments (customer book) изберете как да се предлага контактът във формуляра на пратката:

Роля	Предлага се като
Not in shipments	Не се предлага.
Customer	Получател при изходящи пратки.
Supplier	Изпращач при входящи пратки.
Customer & supplier	И двете.

Short name in file names on the network folder е краткото име, което се използва в имената на файловете на товарителниците на Geniki и на POD, например Egnatia (до 40 символа).

7.2.3 Адреси за доставка

Един контакт може да има няколко адреса за доставка, например централен офис и склад. Пратките и товарителниците на Geniki вземат адреса оттук.

Натиснете Add address.
Попълнете Address name (например Офис Атина), Street and number, Post code, City, държава, Attention (person), Telephone и Remarks (например работно време).
Щракнете върху звездичката, за да направите адреса основен.

Натиснете кошчето на даден адрес, за да го премахнете.

7.2.4 Снимка и визитна картичка

Добавете Profile Photo / Logo и двете страни на Business Card – като файл (изображение или PDF, до 2 MB) или като връзка. Натиснете View Business Card в списъка, за да видите картичката.

7.3 Импорт на клиенти от Excel

Клиентите могат да се импортират от файл на Excel (.xlsx) или CSV, например списъка с клиенти, експортиран от програмата на Geniki.

Натиснете Import в Contact Directory.
Натиснете Choose file (.xlsx or .csv) и изберете файла.

Забележка: Стар файл на Excel (.xls) трябва първо да се отвори в Excel и да се запише като .xlsx.

В Columns of the file проверете коя колона каква информация съдържа (име / фирма, улица, град, пощенски код, телефон, имейл, държава, кратко име, бележки). JetLogix ги разпознава по заглавията на колоните; изберете (not imported) за колоните, които не са ви нужни.
Проверете обобщението и разделите:

Раздел	Съдържание
New	Клиенти, които още не са в Contacts.
Already in Contacts	Съществуващи контакти; добавят се само новите им адреси.
Possible duplicates	Двойки, които изглеждат като една и съща фирма (едно и също име на гръцки и на латиница, сходни имена, един и същ телефон). Отметнете двойките за обединяване.
Check	Редове с проблеми в пощенския код (липсва или има грешен брой цифри за държавата).

Изберете Contact type for new contacts.
Натиснете Import N customers и потвърдете.

**Фигура 7.3** – Прозорецът Import customers

Съвет: Имената, записани като Фирма - Лице, се разделят: фирмата става контакт, а лицето – лице за контакт (attention) на адреса.

7.4 Експорт на контактите

Натиснете Export и изберете Export to Excel (CSV) или Export to PDF (Contact Directory Report). Експортът съдържа контактите, показани в списъка.